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千葉市ひとづくりの講座が再販になりました!


再販になったのは次の3講座


1.結果を出すリーダーの仕事術ファシリテーション

開催日:4月5日(火)、4月19日(火)、5月10日(火)

時間:13:00~17:00


会社から、あるいは上司から、
「会議やっても意味がない。何とかしろ!」と睨まれている
リーダーにおススメです。

ピンときたら上司にお願いして、参加しましょう。

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会議の結論を出すのが苦手なリーダーへ            千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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その会議はなぜ行うのか?

by 内村 政光

 


3連休をしっかりと取らせていただいた内村です。
そこで、今回は来月からスタートする
千葉市ひとづくりの「ファシリテーション講座」の一部を
覗いてみます。


会議については、以前①報告会議、②情報共有会議のテーマで
お伝えしましたが、今回はいよいよ本番、つまり、
会議の中の会議(と言ってはオーバーですが)について
お伝えします。

 

結論が出ない

 

中西「今日の会議も結論が出なかったな」
井上「リーダーが優柔不断だからね。 
    このままだといくらやっても時間の無駄だよ」

 

中西「まったくそうだよな。 だれでもいいから早く
    決めて欲しいね」
井上「その通りだよ」

 

この中西氏と井上氏の会話は会社内でよく耳にするものです。
しかし彼らが言っていることは本当にそれで本質をついているのでしょうか?

 

例えば、会議を切り上げるために、リーダー(ファシリテーター)が
「それでは、このあたりで結論を出しましょう」といったとします。

しかし、無理やり結論を出しても意味はないこともあります。


なぜならば、営業、企画担当、設計、経理など、さまざまな立場の
メンバーが集まっている場合は、対応の仕方が異なる。
つまり、メンバーの数だけ考えている結論が違うからです。

 

それよりも大事なのは、会議の中でどのような情報が
飛び交ったのか、参加メンバーはなぜそのような発言をしたのか、
を“ふりかえり”で明らかにしていくべきなのです。

こちら(結果を出すリーダーの仕事術、会議のファシリテーション講座)で身につけられます。

 

 

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“今日の会議はよかった!”と会議参加メンバーに絶賛されるリーダーの秘訣!

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新年会でも使えるファシリテーション            千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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その会議はなぜ行うのか?

by 内村 政光

 

 

会議の目的を次の4つに分けたとします。

1.報告会議
2.情報共有のための会議
3.意見交換のための会議
4.アイディアを出すための会議


1.報告会議

 

それでは、詳細をのぞいてみましょう。

とある営業所の所長が朝礼で一言述べました。

「昨今の皆の様子を見ていると、自暴自棄になっている感がある。
このままでは、目標達成は到底難しい。 まだ時間的な余裕がある。
もう一度自分の目標を確認し、頑張ってもらいたい。
今日も一日頑張ろう!」

 

これを20分もやられると、やられた方はうんざりします。

ポイントは何かを語り、10分以内で終わらせましょう。

 

2.情報共有のための会議

 

各部連絡会議にて:

営業部諸橋「顧客先でうちの製品について伺うと、

        どうも使い勝手が今一つだという声が聞かれます」

製造部岡  「うちだって相当苦労しているよ。シリンダーの部分が

        コストをかけられないんだから、これ以上は無理だよ」

 

財務部吉田「うちのROIは10%になっています。これ以上は・・・」

 

ここでのポイントは、その報告を他の参加メンバー

全員が共有することなのです。

 

3.意見交換のための会議
4.アイディアを出すための会議

については、次回にお伝えします。

 

ここまでお伝えしましたが、

実は、その体験ができるチャンスが以下にあります。

  

 

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新年会でも使えるファシリテーション 

by 内村 政光

 

本年もあなたには、いろいろお世話になりました。

ありがとうございます。

 

今年最後のブログとなります。 リーダーのあなたにとって

お役に立てれば幸いです。

 

すでに仕事納めをしたリーダーも多いのではないでしょうか?

今日は、そんなリーダーに年初めの新年会でも使える
ファシリテーションを教えたいと思います。

 

新年会場にて・・・

 

リーダー「それでは、これから新年会を始めます。
      カンパ~イ! 今年は本音トークでやっていきたいので、
      まず、向かい合っている2人で自分の趣味について
      話し合ってください。時間は3分です」

 

今寺   「どうなってるんだ。今まで新年会でこんなのなかったぞ~」
福田   「まあまあ、今寺。お前の趣味は何だ?」

 

今寺   「俺か・・・、いろいろあるけど、今は車」
福田   「車? いまどき車なんていう奴、いないぞ~、
      珍しいなお前、彼女でもできたか?」

 

今寺   「そんなことないさ~。 俺昔から車好きなんだ。
      第一・・・    それより福田お前は何が趣味なんだ?」
福田   「俺か、俺はなあ、ワインだ」

 

今寺   「ワインか! カッコつけちゃって、
      お前の方が彼女できたんじゃないのか?」
福田   「いや~一回馬橋にワインの試飲会に誘われて、
      行く前はバカにしていたんだけど、行ってみたら・・・」

 

リーダー「ハ~イ時間です。 僕から見て右側の人は一つずつ
      左へずれてください。 ずれたら、先ほどのテーマと同じく
      自分の趣味について話してください。 時間は3分です」

 

今寺   「これって何だ? 今まで福田と仕事ではよく話したけど
      あいつの趣味を聞いたのは初めてだ」

 

ガラリと雰囲気が変わった数日後の会議

 

リーダー「先日の新年会は、みんなお疲れ様だったね。
       どうだった?」

今寺  「リーダー、あれってなんですか? あまり飲めなかったけど、
      いままでになく、親しみがとれたような気がします」


リーダー「そうか、それはよかったな。 他にはどうだ?」

福田  「今までメンバーがバラバラな感じがしたけど、
      あれをやってから一つのチームになったみたいな感じです」
      
土屋  「一体何をやったんですか?」

福田  「お前、新年会来なかったからわかんないだろうけど

      二人一組になって、趣味とか聞きあったんだよね。

     リーダー?」

 

リーダー:ニヤニヤして、「お前たちにやってもらったのは、とても

      簡単なことだよ。 しかしとってもチームにとっては

      大切なことなんだ。 最近お前たちの仲がしっくり

      いっていないようだし、チームの雰囲気も悪くなってきている

      これは俺の責任もあるなと感じたからさ」

 

土屋、福田「それで?」

リーダー「それで、俺がやったのは、お互いの共通理解だよ。

      俺が、”お前たちにもっとチームとして纏まれとか、

      一つのチームとして目標を持て!” とか言っても

      始まらないだろう。 そこで、共通理解をするために

      仕掛けたのさ」

 

土屋、福田「そうか、そういうことだったのか!」

 

このように福田が新年会で体験したのは、 チームづくりの

基本中の基本です。 これは、リーダーであるあなたの

頭の中で「みんな、もっと一つにならなくてはと考えるのではなく、

自らが体験し、そのやり方を覚えてこそ説得力が増すのです。

 

実は、その体験ができるチャンスが以下にあります。

  

 

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会議でモチベーションを上げるには     千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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リーダーのあなた、会議で叱りモチベーションを上げるには? 

by 内村 政光

 


中本リーダー「山本、お前また達成未達だな、これで連続何回になる!」
と罵声が山本に浴びせられた。

山本    「しばし無言・・・ す、すみません。 

       こんなはずじゃなかったですが・・・」
山本の心中   「それじゃー自分でやってみろよ」

 

中本リーダー「また言い訳か、毎回同じだな。 もう聞き飽きたよ
       つぎ加藤、お前も未達だな、何やってんだよ!」

加藤             「すみません・・・」
加藤の心中 「精一杯努力しているのに、まったくわかってもらえない」

 

中本リーダー「井原、お前も未達だな、いい加減にしろよ!」

井原    「すみません、いろいろ努力したんですが・・・」
井原の心中 「よし、次は頑張るぞ」

 

このように、中本リーダーから会議で叱られた3人ですが、
その心境はさまざまです。

 

山本さんの心中は、怒りや嫌悪です。
加藤さんの心中は、怒りと悲しみです。
井原さんの心中は、奮起です。

 

会議はリーダーの感情の発露の場所になってしまっても
その後の発展や成長の望みはわずかです。

 

リーダーはどう叱るとよいか

 

そこで、リーダーは、叱り方を考えなければなりません。

 

怒り心頭の山本さんに対しては、怒りを爆発させ、仕事に向かわせる
方法が考えられます。

しかし、これも本人自身が怒りを仕事に向けることが大切です。

 

例えば、中本リーダーが、ここで
「山本、お前の本気度を見せてみろ」というのも効果的な一言になります。

 

加藤さんに対しては、
「加藤、お前の努力の仕方だよ、努力が足りないんじゃない、仕方だ」
ということが、次のステップへ向かわせます。

 

そして、井原さんに対しては、
「次は、期待しているからな。 目標達成のプランを持ってこい」
と実行させることが成長につながります。

 

ここで大切なことは、3人の心中が分かることです。
心中がわかることにより、対応が可能となってきます。

 

そのためには、参加メンバーが会議でその時感じている気持ちを
できるだけ表に出せるような環境づくりが必要なのです。

 

実は、この環境づくりはそれほど難しいものではありません。
環境づくりのポイントは、会議の冒頭にあります。

それが、アイスブレーキイングです。

 

それを身につけるには、頭でわかるのではなく、
リーダー自ら体験することです。

 

その体験ができるチャンスが以下にあります。

  

 

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会議に期待すること              千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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リーダーのあなた、会議に何を期待しますか? 

by 内村 政光

 

 

一般社員山田「今日はこれから会議があるな~」
一般社員坂本「そうだね。今日の議題は何だっけ?」

 

山田「えっ? 坂本知らないの?」
坂本「知らない。 第一退屈だし、何も変わらないし、何も期待していないよ」

 

山田「前回の会議でリーダーが言ってたよ、今回は各人の仕事の見直しだって」
坂本「また? それ半年前にやったけどな~」

 

山田「お前、会議って何のためにやると思う?」
坂本「そんなの考えたことがないよ、リーダーが会議やるぞっていうから行くだけだ」

 

この会話をたまたま耳にしたリーダー、今までの会議を振り返ってみました。

まずは、A4の用紙に今までの会議で分かったこととわかっていないことを
書き出しました。

書き出したことをちょっと覗いてみると・・・

 

分かっていること              分かっていないこと

 

一般社員が会議を何のために         会議の目的       

 やるのか分かっていない者がいる

 

会議の結果が中途半端            会議中の一般社員の心中、等々

 

書き出しが終わった時に、ある調査が目に留まりました。

その調査によると、会議に期待することは、

 

1.目標を明確にして共有する

 

2.情報共有

 

3.情報交換

 

となっていました。 これを見たリーダーは、1については

「なるほどなー」とおもいましたが、他にも

「相手を見て話し合いをすると、相手の真意がつかめる」とか

「新しいアイディアが得られる」と書いてあったことにうなずいていました。

 

 このようなリーダーのあなたに朗報です。

 

 

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同じ人がずーっと話す会議対策とは     千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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by 内村 政光

 


リーダー「それでは、部長から今期の営業方針について
      お話しいただきます。 部長、お願いします」
部長   「皆も知っての通り、前期は思っている以上に赤字だった・・・」


20分後


部長     「であるからして、今期は絶対に売り上げ目標必達を余儀なくされているので
          各人これを肝に銘じて頑張ってもらいたい! これがまず第一点。
          次に・・・」

一般社員の心中「やっと一つ終わった。 ここまで軽く20分は過ぎているよな、
        いつまで話すつもりだ?」

さらに20分後

 

リーダー「今部長からお話しいただいた今期の営業方針について、何か質問等
       ある方いますか?」

部長      「そうそうもう一つ話さなければいけないことがあった。 それは・・・」

一般社員の心中「ひぇ~、まだあるのか、早く終わらないかな・・・
        今、忙しいんだから、こんな話に付き合っていられないよ」

 

こんなこと、会議でよく起こっていることですが、
あなたの会社の会議でも起こっていませんか?

ある調査によりますと、会議でよく起こることのトップ3は

 

1. いつも同じ人が話している

 

2. 意見が活発に出ない

 

3.会議で決まっても実行につながらない

 

ということです。

 

これらは、ファシリテートの仕方で避けることができます。

 

1の「いつも同じ人が話している」は、ファシリテーターが

発表者の発言を、ホワイトボード等に記載していき、

「ここで、今の内容を確認してみましょう」と途中で発言し、

理解していること、よくわからなかったことを

参加者に振ることにより、全員の共通理解をはかります。

 

2の「意見が活発に出ない」については、

「別の考えがある人は?」と全体に振ってみたりするのです。

 

3の「会議で決まっても実行につながらない」は、

会議の結論を、4W1Hで締めくくるとよいと思います。

すなわち、いつ、だれが、何を、どのように、どうやって について

決めて、書き出して納得感を出していくということです。

 

 このようにあなたの会社の会議で「よく起こっているマズイこと」を

避けたいリーダーのあなたに朗報です。

 

 

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良い会議とは                         千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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by 内村 政光

  

 

前回、会議の無駄ワースト3、
そして、最悪ワースト5についてお伝えしました。

今回は、「よい会議」についてお伝えします。

 

役職によってこんなにも違う「よい会議」の概念

 

ある調査によりますと、「よい会議だった」と思った役職別は、
次の通りです。

 

一般社員クラス: 言いたいことが自由に言える

係長・主任クラス:結論が具体的でわかりやすい
部長クラス以上

課長クラス:    会議の目的が明確である

 

となっています。 もちろんあなたの会社の会議参加メンバーが
これと同じとは限りませんが。

 

言いたいことが自由に言える雰囲気はとても大切ですね。
クリス・アージリスが「推論のはしご」と名づけたはしごを
上ってしまうのは、一般社員ではなくとも会議メンバー全員が
力を発揮するうえで大切なことなのですが。

 

参加メンバーの心理状態は

 

つぎに、よい会議となるうえでの参加メンバー
の心理状態を役職別でみていきます。

 

役職が上にいくにつれて、「会議メンバーが問題意識を共有している」ことが
大切と考える割合が高くなっています。

これは一般社員クラスが、問題を他人事と考えているかどうかとも関係することです。
一人ひとり問題をどうとらえているかを共有することは大切です。
ここをどう扱うかがファシリテーターやリーダーの腕の見せ所となります。

 

先ほどの問題意識の共有と反対を示しているのが、
「会議で話し合われるテーマについて参加者が興味を持っている」ということで、
一般社員、係長・主任クラスの人たちです。

 

そして、「有意義だった」と感じた会議ベスト3は、

 

1. プロジェクト・メンバーによる進捗会議

 

2. 実務担当者の連絡会議

 

3. クライアントとの打ち合わせ会議

 

となっています。 

ここでの大きなポイントは、

3のクライアントとの打ち合わせ会議をないがしろに

してはいけないということです。

 

というのは、クライアントの意向やニーズの変化を

把握することは、とりもなおさず大切なことだからです。

 

そこで「よい会議」を目指すリーダーのあなたに朗報です。

 

 

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無駄な会議ワースト3             千葉市ひとづくり 応援カタログ掲載

 

 

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by 内村 政光

 

「あ~あ、やっと終わった。今日の会議も無駄だったね」
こんな声を部下の一般社員から、リーダーのあなたは聞いてはいませんか?

 

部下金子「毎回思うんだけど、話していることってさ、ほとんど同じなんだよね」
部下山下「そうそう、そうなんだよ。 もう耳だこ、うんざりだよ」

 

あなたの独り言「伝えることは、とりあえず伝えた。これで一安心」

無駄な会議ワースト3

 

ある調査によりますと、今までに無駄だと思った会議ワースト3は、
次の通りです。

 

1.全社会議(18.7%)

2.社内営業会議(11.8%)

3.課やチーム単位の定例会議(10.7%)

 

しかし、この結果は企業の規模によって異なってきます。

500名未満の会社では、3.課やチーム単位の定例会議は無駄と感じている
人は少なく、逆に5000名以上の大企業では、多い結果が出ています。

 

最悪会議ワースト5

 

先ほどのは、企業規模によるものですが、別な視点から「この会議、最悪!」と
感じた会議を見てみると・・・

 

1.上司だけがしゃべり、あとのメンバーは聞いているだけ

2.結論が分からないまま会議が終わった

3.どうでもいいようなことばかり議論していた

4.会議というよりは、失敗、売り上げ不振のつるしあげの連続だった

5.最初から結論が決まっていた

 

というのが会議のワースト5となっています。

あなたがリーダーとして、あるいはファシリテーターとして
会議の運営をまかされている場合はこのようなことが起きていない
ことを願っています。

 

しかし、なぜこのようなことが起きるのでしょうか?

それは、リーダーまたはファシリテーターが、

会議のイメージを意識していないからです。

 

つまり、最悪会議ワースト5の状況を避けるように

ファシリテートしていく。

 

会社の会議にいろいろな役職の方が参加されます。

その役職によって会議に求めることが違っています。

 

それを、ファシリテーターは勝手に想像して進めるのではなく、

参加者全員に確認すべきなのです。

 

会議がうまく進まないのは、ここを明らかにせず、

進めてしまうからなのです。

 

ですから、上司にとってのよい会議が、部下にとっては

悪い会議になるようなことが起きてしまうのです。

 

そんな会議にしたくないリーダーのあなたに朗報です。

 

 

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